Comment bien se préparer à un contrôle URSSAF ?

Le système est basé sur du déclaratif. En contre partie, l’URSAFF en vérifie la bonne application. Etre contrôlé est une étape à laquelle un grand nombre d’entreprises se confronte chaque jour. On considère qu’une entreprise est contrôlée tous les 3 ou 4 ans. Raison de plus pour travailler de près la préparation de ce contrôle qui peut arriver à tout instant.

En quoi consiste un contrôle URSSAF ?

La visite prochaine de l’inspecteur de l’URSSAF est annoncée au travers d’un avis, envoyé au travers d’une lettre recommandée. La visite se situe en général 15 jours plus tard. Ce contrôle est destiné à vérifier l’application de la législation de la Sécurité Sociale et de l’assurance chômage. Au-delà, il permet de vérifier l’exactitude des déclarations faites par l’entreprise. Ces vérifications peuvent s’étendre sur les 3 années civiles précédentes. Il est possible dans certains cas de remonter davantage.

Votre expert-comptable est totalement en mesure de vous accompagner et de vous aider à mettre en place tous les éléments indispensables pour répondre aux exigences de l’inspecteur. Pour éviter ou pour pallier à un redressement qui pourrait coûter cher à l’entreprise, il est plus judicieux de prévenir et de prendre le conseil et l’expertise avisée d’un professionnel.

Dans le domaine des contrôles URSAFF, on considère qu’il existe deux types de contrôles envisageables:

  • Le contrôle sur site. Il se déroule dans les locaux de l’entreprise ou de l’activité professionnelle.
  • Le contrôle sur pièces. Il se déroule directement dans les locaux de l’Urssaf.

Les entités contrôlées sont en général prévenues de ces visites afin de s’y préparer au mieux. Cependant, certains réponses et certains domaines d’intervention exigent des visites surprises (ex : lutte contre le travail dissimulé).

 

Quelles sont les étapes préparatoires au contrôle URSSAF ?

L’avis de contrôle précise généralement une liste de documents qui devront être fournis. Cela implique donc de préparer ces documents au mieux.

Il est possible désormais de fournir à l’inspecteur des documents dématérialisés.

Les documents qui seront demandés pourront être notamment (liste non exhaustive) :

  • Documents sociaux :
    • bordereaux de cotisations,
    • déclarations de régularisation annuelle,
    • avis de versement à l’assurance chômage,
    • bulletins de paie,
    • dossiers du personnel,
    • contrats de travail.
    • Documents comptables :
      • bilans,
      • grands livres comptables.
      • Documents fiscaux :
        • liasses fiscales,
        • avis d’imposition.
        • Documents juridiques :
          • statuts des sociétés,
          • transactions,
          • jugements de conseils de prud’hommes.
          • Documents divers :
            • justificatifs de frais (notes de restaurants, déplacements ou même la carte grise des véhicules de la société)

 

Conformément à l’avis de contrôle, il est possible de se faire assister d’un conseil.

  • Un expert-comptable est la personne idoine pour accompagner l’entreprise dans cette étape.
  • Il est également possible de requérir la présence de la personne chargée de la gestion des salaires dans l’entreprise afin de répondre aux questions de l’inspecteur.

Vous être soumis à un redressement ? Sachez que chaque année, plus de la moitié des entreprises contrôlées passent par un redressement. Si vous souhaitez le contester vous avez jusqu’à 30 jours. Vous devez alors saisir la Commission de Recours Amiable (CRA) à cette fin.

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